We gebruiken dagelijks heel wat e-mails. Hier enkele tips hoe je je e-mail verkeer een pak efficiënter kunt maken:
- Wees kieskeurig: zend niet zomaar een e-mail, maar zoek even zelf naar de oplossing. Soms is een telefoontje of een afspraak beter, maar deze keuze maken bespreken we in een latere blog nog!
- Wees duidelijk: vermeld steeds welk doel je met de e-mail wilt bereiken. Vermeld steeds of je actie verwacht, en zo ja, tegen wanneer.
- Wees beleefd: gebruik vriendelijke taal. Je bekomt er veel meer. Heb je iets verkeerd gedaan? Verontschuldig je dan. Bedankt de ontvanger alvast voor zijn antwoord.
- Wees nauwkeurig: neem wat tijd voor lange mails goed voor te bereiden en te herlezen. Een maar half volledige mail leidt tot verwarring, en vooral, veel heen- en weer ge-email daarna.
- Wees voorzichtig: belangrijke e-mails laat je best nog eens nalezen door iemand anders, vooraleer te versturen.
- Wees professioneel: het kan nooit genoeg herhaald worden om in communicatie, zeker ook in e-mails, professioneel om te gaan. Professioneel betekent wie / wat / wanneer / hoe /… in duidelijke taal.
In een later nieuwtje hebben we over de keuze tussen de verschillende communicatiekanalen. Een grote uitdaging tegenwoordig!